Вчасно інтеграція з BAS і CRM: документи, підписання і статуси самі
Вчасно інтеграція з BAS, CRM або Вашою системою. Акти, рахунки і видаткові накладні йдуть контрагентам самі, статуси підписання повертаються в облік, а підписані документи лягають в архів з прив’язкою до угоди.
Що болить
Бухгалтер формує акти в BAS, зберігає PDF і вручну завантажує кожен у Вчасно. Потім шукає email контрагента і відправляє. У кінці місяця таких документів сотні.
Хто з контрагентів підписав, а хто ні, видно лише у кабінеті Вчасно. Менеджер з продажу про це не знає і не нагадує клієнту. Неповернені документи заважають закрити період.
Вхідні документи від постачальників підписує директор у кабінеті, а в обліку їх заводять окремо. Підписаний документ і проведення в BAS ніяк не пов’язані.
Що будуємо
- Відправка документів з BAS або CRM у Вчасно з реквізитами і отримувачем
- Визначення контрагента за ЄДРПОУ і email для відправки
- Отримання статусів документа: надіслано, підписано, відхилено
- Повернення статусу і підписаного файлу в BAS, CRM або сховище
- Нагадування менеджеру або контрагенту про непідписані документи
- Прийом вхідних документів з розпізнаванням і створенням чернетки в обліку
- Сценарій підписання КЕП: хто підписує, яким ключем, що можна автоматизувати
- Журнал усіх відправок і помилок з повтором
Що Ви отримуєте
- Код інтеграції та розширення BAS або модуль CRM
- Панель документів: відправлені, підписані, прострочені
- Документація: маршрути документів, ролі підписантів, обробка помилок
- Тести на типові документи і помилки реквізитів
- Інструктаж для бухгалтерії і менеджерів
Як міряємо результат
- Кількість документів, відправлених без ручного завантаження
- Середній час від відправки до підпису контрагентом
- Кількість непідписаних документів на кінець періоду
- Кількість вхідних документів, заведених в облік без ручного вводу
Системи і стек
Галузі
Питання
Скільки коштує інтеграція з Вчасно?
Від $5 000. Ціну визначають типи документів, напрямки і системи. Лише відправка актів з BAS дешевша, ніж повний цикл з вхідними документами, розпізнаванням і нагадуваннями. Фіксовану оцінку даємо за 2–3 дні після discovery, коли складемо список Ваших документів і підписантів.
Для BAS уже є готові модулі обміну з Вчасно. Навіщо Ви?
Готовий модуль закриває типовий сценарій. Нас кличуть, коли документи йдуть не лише з BAS, а й з CRM чи ERP, коли потрібні свої маршрути, нагадування або вхідні документи з розпізнаванням. Якщо модуля досить, скажемо прямо.
Чи можна підписувати автоматично?
Технічно так, якщо ключ КЕП зберігається на сервері або в хмарному сервісі. Але це рішення бізнесу і бухгалтера, а не наше. Зазвичай автоматично відправляємо і рахуємо статуси, а підписує людина одним кліком.
Як ми дізнаємось, що щось не відправилось?
Кожна відправка має запис у журналі. Якщо API Вчасно відповідає помилкою, документ стає в чергу повторів. Якщо помилка в реквізитах, бухгалтер отримує сповіщення з причиною і посиланням на документ.
Що потрібно від нас?
API токен Вчасно для Вашої компанії, доступ до тестової бази BAS або CRM, список типів документів і хто їх підписує. Доступ до бойових систем після NDA, працюємо за ISO/IEC 27001.
Пов’язані послуги
Інші послуги розділу
Опишіть задачу. Відповімо протягом робочого дня, перший дзвінок з фаундером.
Опишіть задачу. Перший дзвінок з фаундером.
Відповімо протягом робочого дня. 30 хвилин, щоб сказати, чи варто це робити і скільки це коштує.